Сільгосппідприємства стикаються з необхідністю використовувати авто, що належить директору чи будь якому працівнику. При цьому воліють відносити собі на витрати вартість палива, запчастин тощо. Для того, щоб такі дії були правомірними та не викликали зайвих запитань від контролюючих органів, використання авто має бути оформлено належним чином.

Законодавство пропонує такі варіанти:

➤ договір оренди;

➤ договір позички;

➤ довіреність від власника авто на сільгосппідприємство;

➤ використання авто в рамках трудових відносин.

Розглянемо кожен варіант більш детально.

ДОГОВІР ОРЕНДИ АВТОМОБІЛЯ

Орендні відносини регламентовані насамперед стст. 759–786 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) та стст. 283–292 Господарського кодексу України (далі – ГКУ).

НОТАТКА

Договір найму транспортного засобу укладається у письмовій формі. Договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню.

Ст. 799 ЦКУ

Отже, якщо сільгосппідприємство має намір використовувати автомобіль на умовах оренди, то потрібно оформити письмовий договір оренди і обов’язково посвідчити його нотаріально (ч. 2 ст. 799 ЦКУ). В іншому випадку договір вважається недійсним, тож підприємство ризикує втратити право на включення витрат, пов’язаних з утриманням та експлуатацією транспортного засобу, до складу валових, а ПДВ, сплачений у складі їх вартості, – до податкового кредиту.

У договорі обов’язково потрібно визначити (ст. 284 ГКУ):

• об’єкт оренди (марка авто, державний номер, рік випуску, номер двигуна, шасі, вартість майна з урахуванням індексації тощо);

• строк, на який укладається договір оренди;

• орендна плата (розмір, строки виплати, порядок її індексації);

• порядок використання амортизаційних відрахувань (якщо такі відрахування у сторін не виникають, то необхідно це зазначити);

• порядок відновлення орендованого майна у разі заподіяння йому шкоди;

• умови повернення або викупу майна, що орендується;

• особливі умови (наприклад, якщо власник автомобіля бажає бути на підприємстві єдиним водієм цього авто, то в договорі необхідно це чітко зазначити. Якщо цього не зробити, то підприємствоорендар має право передати орендований автомобіль іншому працівнику).

Зверніть увагу, що при передачі автомобіля в оренду та поверненні з оренди слід обов’язково підписувати акт приймання-передавання (внутрішнього переміщення) основних засобів (сільгоспоблік, форма № ОЗСГ-1, затверджена наказом Мінагрополітики від 27.09.2007 р. № 701). Адже цей акт та договір оренди і є підставою для нарахування орендної плати.

Для обліку витрат, пов’язаних із використанням орендованого транспорту, сільгосппідприємства можуть або використовувати старі форми подорожнього листа, товарно-транспортної накладної, або розробити нові самостійно. До такого висновку можна дійти на підставі Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Порядок № 88).

НОТАТКА

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

П. 2.6 Порядку № 88

Самостійно розроблені форми мають містити обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

НОТАТКА

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операці.

Ч. 2 ст. 9 Закону № 996

При підписанні договору оренди авто переходить у володіння сільгосппідприємства-орендаря. Тобто працівник не зможе ним користуватися у позаробочий час, а сільгосппідприємство повинне за власний кошт забезпечувати його стоянку, техобслуговування, заправку пальним, поточний ремонт і відповідати за шкоду, завдану третім особам під час використання його для своїх потреб, тощо.

На час оренди необхідно оформити тимчасовий реєстраційний талон на підприємство в сервісному центрі МВС (п. 6.3 Інструкції, затвердженої наказом МВС від 11.08.2010 р. № 379).

У разі отримання в оренду автомобіля працівника для підприємства будь-яких ризиків стати платником акцизного податку не виникає (у зв’язку із заправкою такого авто паливо-мастильними матеріалами).

Далі в консультації ДОГОВІР ПОЗИЧКИ (Зразок),

АВТО В РАМКАХ ТРУДОВИХ ВІДНОСИН,

ВИКОРИСТАННЯ АВТО ПО ДОВІРЕНОСТІ

Ольга Марчук, юрист