Працівник підприємства їздив у відрядження за кордон. Оплату проїзду і страховки було здійснено через турфірму. Турфірмою надано акт на загальну суму оплати без розшифровки та витрат. До звіту про відрядження надані документи (роздруковані): договір страхування та проїзні квитки. Чи можна ці документи вважати підтвердженням витрат?

Так, можна. Відповідно до пп. 170.9.1 Податкового кодексу України не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємства, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд та на обов’язкове страхування.

Однак зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат, до яких, зокрема, належать:

➙ транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

➙ інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Відповідно до ст. 9 Закону від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі.

В наш час використання електронних квитків на транспорт та страхових полісів (договорів) стало звичною справою.

Особливість, зокрема, електронного квитка полягає у тому, що він оформлений не на папері, а у вигляді електронного документа із спеціальним QR-кодом і номером.

Зображення посадочного документа можна пред’явити як на портативному пристрої (смартфоні, планшеті, ноутбуці тощо), так і у вигляді роздруківки, зробленої будь-яким друкуючим пристроєм (принтером тощо) (п. 5.2, 5.3 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури і Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137).

Відповідно до п. 5.6 вищезгаданого Порядку посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).

Отже, бухгалтеру від працівника потрібно отримати роздруківку такого квитка. Аналогічна ситуація і з іншими електронними документами (договором страхування, страховим полісом тощо).

А якщо виникають сумніви у достовірності наданого електронного документа (тобто його роздруківки), то можна звернутися до організації, яка цей електронний документ видала. Наприклад, можна звернутися до страхової компанії чи до Укрзалізниці з проханням підтвердити достовірність таких документів. Зазначені організації можуть завірити роздруковані копії цих документів своїми печатками (за наявності) та підписами відповідальних осіб.

Олена Жураківська, редактор