Сільгосппідприємства час від часу видають кошти працівникам для придбання тих чи інших товарів (послуг), необхідних для здійснення господарської діяльності. Наприклад, терміново знадобилося придбати на ринку запчастину для автомобіля чи оплатити послуги з його ремонту тощо. Розглянемо найбільш типові запитання, які можуть виникати в таких випадках.

Яким чином можна видати кошти під звіт?

Законодавство не обмежує способи видачі коштів під звіт. Тобто їх можна видавати як готівкою (з каси підприємства), так і в безготівковій формі (перерахувавши на картку). Причому картка може бути як корпоративна, так і особиста.

Деякі спеціалісти вважають, що не можна перераховувати підзвітні кошти на зарплатну картку працівника. Дійсно, у п. 69 Інструкції про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, затвердженої постановою НБУ від 29.07.2022 р. № 162, зазначено, що банк відкриває фізичній особі окремий поточний рахунок для зарахування виключно заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат.

Втім, на практиці банки часто не звертають увагу на мету виплати й зараховують усі кошти, які направляються на таку картку. Принаймні, будь-якої відповідальності ні для отримувача, ні для надавача коштів за це не передбачено.

Але якщо саме ваш банк проявить «принциповість» й не захоче зараховувати підзвітні кошти на зарплатну картку працівника, то доведеться для цих цілей відкрити інший вид карткового рахунку, який дозволяє отримувати такі виплати.

В який строк працівник має відзвітувати за використання отриманих підзвітних коштів?

Нагадаємо, що з 1 квітня 2023 року п. 170.9 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) був викладений в новій редакції (детальний огляд змін див. в «АгроPRO», 2023, № 5, с. 4). Він визначає порядок оподаткування не повернутої у встановлений строк суми або суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку під звіт. Зокрема, для безготівкової форми розрахунків були встановлені нові строки звітування.

НОТАТКА

Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/ електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку: а) завершує таке відрядження; б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Пп. 170.9.3 ПКУ

Отже, як випливає з наведеної вище норми, в разі застосування безготівкових розрахунків підзвітна особа має відзвітувати за отримані кошти аж до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершено цивільно-правову операцію.

Зверніть увагу! З аналізу наведеної вище норми випливає, що виключно усі розрахунки мають бути здійснені у безготівковій формі, а саме:

• потрібно перерахувати кошти працівнику на банківську картку;

• працівник має оплатити товар з цієї картки;

• працівник має повернути невитрачені суми (за їх наявності) на поточний рахунок підприємства.

Тобто необхідно, щоб рух таких коштів можна було відслідкувати за банківськими виписками (у т. ч. по особистому картковому рахунку працівника).

Наприклад, якщо працівник отримав кошти на банківську картку для закупівлі товару в листопаді, а придбав його у грудні, оплативши карткою, то подати авансовий звіт (у разі потреби) та повернути невикористані кошти слід до кінця січня.

Далі в консультації відповіді на наступні запитання:

• В який строк звітувати, якщо кошти працівник отримав на картку, але потім він з картки зняв готівку й використовував її для придбання ТМЦ?
• Яку дату вважати датою отримання готівки під звіт – дату перерахування коштів на картку працівника чи дату, коли він зняв з цієї картки кошти?
• Чи повинен працівник під час придбання товарів (послуг) за готівку дотримуватись готівкових обмежень?
• Чи слід дотримуватись готівкових обмежень при поверненні невикористаної готівки в касу підприємства?
• Яка відповідальність передбачена за порушення ліміту готівкових розрахунків?
• Чи може працівник невикористані готівкові кошти повернути не в касу, а на рахунок підприємства в банку?
• Чи повинен працівник складати авансовий звіт?
• Працівник використав власні кошти для придбання ТМЦ: в який строк він має подати документи та в який строк підприємство має виплатити йому кошти?

Олена Жураківська, редактор