Олена Смоляк, адвокатка, партнерка АО SETES (+380682341414; info@setes.legal https://www.setes.legal/qr/

Податкові запити для сільгосппідприємств – явище наче буденне, але завжди викликає стрес та паніку. Тому розкладаємо все по поличках, аби ви діяли впевнено та в межах закону.

Що таке податковий запит

Податковий запит – це офіційне звернення органу ДПС до платників податків та інших суб’єктів інформаційних відносин з проханням надати необхідну інформацію для виконання покладених на нього контролюючих функцій, завдань та її документальне підтвердження.

Податкове законодавство містить чіткий перелік підстав, за наявності хоча б однієї з яких у органу ДПС виникає право надіслати платнику податків письмовий запит про надання інформації.

При цьому податкове законодавство встановлює форму та зміст такого запиту, недотримання яких надає платнику податку право не виконати вимоги контролюючого органу.

ВАЖЛИВО: Податковий запит – це не перевірка. Але він може бути її передвісником.

Коли податкова має право направити запит

(Не) виключний перелік підстав, за настання яких у органу ДПС виникає право на звернення до платника податку із запитом про надання інформації, наведено у пп. 73.3.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). У контролюючого органу виникає право на звернення з податковим запитом за наявності хоча б однієї з таких підстав, однак їх може бути й декілька.

Вимоги до оформлення запиту

Для виникнення обов’язку у платника податків надати відповідь на податковий запит останній повинен відповідати вимогам п. 73.3 ПКУ, а також п. 10 Порядку періодичного подання інформації органам державної податкової служби та отримання інформації зазначеними органами за письмовим запитом, затвердженого постановою КМУ від 27.12.2010 р. № 1245 (далі – Порядок № 1245).

Зокрема, податковий запит має бути оформлений на бланку органу ДПС та повинен містити:

• підпис керівника, його заступника або уповноваженої посадової особи;
• печатку органу ДПС;
• підстави для його направлення відповідно до пп. 73.3.1 ПКУ із наведенням фактів, що їх підтверджують;
• чіткий перелік запитуваної інформації та документів.

Звертаємо увагу: ПКУ не встановлює обов’язкової вимоги щодо оформлення запиту саме на бланку контролюючого органу. Така вимога передбачена лише Порядком № 1245. Водночас із положень пп. 73.3.4 ПКУ випливає, що відсутність бланку не є самостійною підставою для відмови у наданні відповіді.

Натомість підставами для обґрунтованої відмови можуть бути:

• відсутність підпису уповноваженої особи;
• відсутність печатки;
• відсутність чітко викладених підстав звернення (однієї з наведених у пп. 73.3.1 ПКУ);
• відсутність конкретного переліку запитуваної інформації.

Слід звернути увагу на обов’язок органу ДПС деталізовувати підстави звернення та конкретний перелік інформації і документів.

Касаційний адміністративний суд Верховного Суду (далі – КАС ВС) у постанові від 11.04.2024 р. у справі № 815/2596/17 виснував, що «…запит контролюючого органу про надання відповідної інформації платником податків повинен визначати конкретні підстави, тобто наявність чітко окреслених обставин, які у відповідності до п. 73.3 ст. 73 ПКУ є умовою, за якої відповідний орган може звернутися із таким запитом…».

Без повідомлення вказаних фактів платник податків позбавлений об’єктивної можливості надати вмотивовані пояснення та їх документальне підтвердження.

Додатково зауважимо, що за правилами абз.2 пп. 73.3.7 ПКУ у разі отримання платником податків запиту про надання інформації та її документального підтвердження, які вже надавалися ним за попередніми запитами цього органу ДПС, або у відповідній звітності – такий платник податків має право надати інформацію про дату та номер листа, якими зазначена інформація та її документальне підтвердження надавалися органу ДПС, реквізити відповідної звітності тощо. У такому разі платник податків звільняється від обов’язку надання інформації та її документального підтвердження в цій частині.

У разі отримання податкового запиту, який не відповідає вимогам законодавства за формою чи змістом, платник податків звільняється від обов’язку надання відповіді на такий запит (пп. 73.3.4 ПКУ). Проте рекомендуємо надати відповідь-відмову без запитуваних документів. У відповіді доцільно чітко вказати на порушення, допущені органом ДПС (наприклад, відсутність підпису, печатки, належного обґрунтування чи чіткого переліку документів), із посиланням на норми ПКУ, також можна посилатися на судову практику. Такий підхід засвідчить добросовісну позицію підприємства та убезпечить його від подальших претензій, сформує позицію та належну доказову базу для подальших судових спорів.

Ця рекомендація обумовлена тим, що повне ігнорування запиту (незважаючи на пп. 73.3.4 ПКУ) може мати негативні наслідки у вигляді намагання ДПС провести позапланову перевірку згідно зі ст. 78 ПКУ, а також накласти штраф в розмірі від 8 000 до40 000 грн за кожен випадок неподання інформації, відповідно до п. 121.2 ПКУ (такі штрафи можуть накладатися лише, якщо запит відповідає вимогам ст. 73 ПКУ).

Варто звернути увагу: саме повна відсутність відповіді на податковий запит може стати підставою для призначення позапланової перевірки відповідно до пп. 78.1.1 ПКУ. Часткове або неповне надання інформації – ні.

Способи направлення запиту

Відповідно до пп. 73.3.2 та ст. 42 ПКУ податковий запит може бути направлений одним із таких способів:

• засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог Законів України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05.10.2017 р. № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» шляхом надіслання документа в електронний кабінет, де він є доступним платнику податків;
• надісланий за адресою (місцезнаходженням, податковою адресою) платника податків рекомендованим листом з повідомленням про вручення або особисто вручений платнику податків (його представнику).

Передумовою використання органом ДПС способу листування з платником податків шляхом надіслання йому документів засобами електронного зв’язку в електронній формі є подання платником податків відповідної заяви до органу ДПС про бажання отримувати документи через електронний кабінет (за формою F/J1391602) та отримання Квитанції № 1 та Квитанції № 2.

Податковий орган також повинен сповістити платника податків про надіслання документів в його електронний кабінет шляхом надсилання таких відомостей на його електронну адресу (адреси) (Постанова КАС ВС від 04.07.2024 р. у справі № 520/5841/21).

За відсутності такої заяви орган ДПС повинен надсилати відповідні документи платнику податків в порядку, встановленому п. 42.5 ПКУ.

На практиці бувають ситуації, коли платник податків не подавав заяви про бажання отримувати документи через електронний кабінет, але побачив в кабінеті запит. Порядок дій платника податків в такому випадку не визначений нормами ПКУ. Проте радимо надати відповідь на запит, вказавши, що його надіслано неналежним способом, з посиланням на норми ПКУ та судову практику. А також запевнити орган ДПС у тому, що у разі направлення запиту, який відповідає вимогам законодавства, підприємство надасть інформацію. Таку відповідь необхідно надати в строк, встановлений пп. 73.3.3 ПКУ для відповідного запиту (10 або 15 робочих днів). Наслідком ненадання відповіді є те, що орган ДПС може намагатися ініціювати проведення позапланової перевірки відповідно до вимог пп. 78.1.1 ПКУ.

Строки надання відповіді на запит

Відповідно до пп. 73.3.3 ПКУ платники податків зобов’язані надати запитувану інформацію разом із документальним підтвердженням (за винятком випадків проведення зустрічної звірки) протягом 15 робочих днів, рахуючи з дня, що настає після дати отримання запиту.

У разі проведення зустрічної звірки строк надання інформації скорочується – вона має бути подана протягом 10 робочих днів, а документи, що підтверджують її достовірність, надаються на окрему вимогу органу ДПС.

Відповідь на податковий запит слід надсилати у спосіб, передбачений ст. 42 ПКУ:

• через електронний кабінет платника (якщо платник податків подавав заяву про бажання отримувати документи через електронний кабінет);
• або поштовим відправленням (з описом вкладення та повідомленням про вручення).

Нагадаємо: раніше, в період дії воєнного стану, перебіг строків, визначених ПКУ, включно зі строками надання відповіді на запит, було призупинено. Проте з 1 серпня 2023 року ці строки поновлено, і відповідь тепер обов’язково має бути надана у межах визначених 10 або 15 робочих днів – залежно від типу запиту.

Що робити, якщо податківці вимагають забагато інформації

Законодавство не встановлює обмежень щодо обсягу інформації, яку орган ДПС може запитувати. Водночас ПКУ не передбачає можливості продовження строку на надання відповіді у разі, якщо обсяг запитуваних документів є надмірним.

Отже, підприємство має право самостійно визначити обсяг інформації, яку реально надати у межах встановленого строку. Для цього слід:

• уважно проаналізувати зміст запиту;
• виокремити мінімально необхідний перелік документів, що відповідає суті вимог;
• підготувати їх у зручному для передання вигляді.

Якщо окремий документ має великий обсяг, але лише частково стосується предмета запиту, допустимо надати витяг, у якому наведена лише релевантна інформація.

Крім того, у відповіді підприємство може зазначити про готовність надати додаткові документи на окремий запит. Водночас не варто акцентувати увагу на тому, що підприємство щось не надає, щоб не створити підстав для підозр з боку податкової.

ВАЖЛИВО: при підготовці відповіді та наданні копій документів необхідно звертати особливу увагу на їхній зміст, аби ненароком не підтвердити факти порушення податкового законодавства, які потенційно зазначені у запиті.

Алгоритм дій агропідприємства у разі отримання запиту про надання інформації

Податковий запит – це ще не перевірка, але ймовірний її провісник. Це також можливість вчасно зреагувати, продемонструвати прозорість або захистити себе. Нижче наведено покроковий алгоритм дій, який допоможе діяти впевнено й у правовому полі:

Крок 1. Зафіксувати дату отримання запиту. Обов’язково зафіксуйте дату надходження (через журнал вхідної кореспонденції). Якщо запит надійшов у друкованому вигляді, потрібно зберегти конверт. Визначте кінцевий строк для надання відповіді – 10 або 15 робочих днів – залежно від типу запиту.

Крок 2. Перевірити запит на відповідність вимогам законодавству. Оцініть, чи відповідає запит вимогам законодавства за формою і змістом. Рекомендуємо залучити юриста або адвоката для проведення правової експертизи – це дозволить виявити потенційні порушення з боку контролюючого органу.

Крок 3. Проаналізувати запитувану інформацію. З’ясуйте, які саме документи або відомості запитуються. Проведіть внутрішню перевірку відповідних документів і операцій, аби виявити можливі невідповідності, помилки чи ризики.

Крок 4. Оцінити ризики. Визначте, чи є серед запитуваних даних ті, що потенційно можуть підтвердити порушення податкового законодавства.

Крок 5. Визначити стратегію дій. Залежно від результатів аналізу, сплануйте подальші дії. Зокрема, це може бути організація заходів щодо мінімізації виявлених ризиків.

Крок 6. Підготувати відповідь на запит. Вона залежатиме від того, чи:

а) запит відповідає законодавству – в такому разі необхідно надати запитувану інформацію в межах предмета запиту, уникаючи надлишкового або неактуального обсягу даних;

б) запит має порушення – в такому разі необхідно у письмовій відповіді чітко вказати, які саме вимоги законодавства не були дотримані. Додайте посилання на норми ПКУ та судову практику, що підтверджує вашу позицію.

Крок 7. Усунути виявлені внутрішні недоліки. Не чекайте на перевірку – якщо під час аналізу ви виявили недоліки в обліку, звітності чи документації, усуньте їх у найкоротший термін.

Поради агропідприємствам

✔️ Підтримуйте електронний архів документів (щоб оперативно надати копії).

✔️ Призначте відповідального за роботу з ДПС, якщо маєте досить високу активність з боку органу ДПС стосовно вашого підприємства.

✔️ Ведіть журнал отриманих запитів та відповідей, аби відслідковувати, яка інформація вже була надана.

✔️Ведіть журнал вхідної/вихідної кореспонденції (у т. ч. електронної), аби не пропустити строк для надання відповіді.

✔️ У складних випадках – залучайте юриста з досвідом роботи з податковими органами.