Як відомо, документи, які підтверджують провадження господарської діяльності, відразу після здійснення операції чи закінчення звітного періоду знищувати не можна. Вони повинні зберігатися певний проміжок часу. Сьогодні поговоримо про строки зберігання таких документів та вплив на ці строки карантину та воєнного стану.

ЯК БУЛО

Строки зберігання документів суб’єктами господарювання наведені у п. 44.3 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). В цій нормі раніше було визначено тільки два строки зберігання документів. Так, платники податків були зобов’язані дотримуватися таких строків:

➊ не менш як 1095 днів при зберіганні:

• первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством;

• документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС;

➋ не менш як 2555 днів при зберіганні документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 392 ПКУ.

Довідково

Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Ст. 1, ст. 9 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-XIV

«Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

ЯК СТАЛО

28.04.2023 р. набрав чинності Закон України від 20.03.2023 р. № 2970-IX, яким було викладено у новій редакції п. 44.3 ПКУ і тим самим встановлено нові строки для зберігання документів.

Так, із зазначеної дати суб’єкти господарювання зобов’язані забезпечити зберігання документів не менше:

➊ 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 392 ПКУ (пп. 44.3.1 ПКУ). Тобто строк зберігання документів, пов’язаних із трансфертним ціноутворенням і контрольованими іноземними компаніями, не змінився;

➋ 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, якщо їх складають (пп. 44.3.2 ПКУ):

• платники податку на прибуток, визначені у п. 133.1 ПКУ;

• нерезиденти, згадані у пп. 133.2.2 ПКУ, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво та/або отримують доходи із джерелом походження з України, та інші нерезиденти, на яких покладено обов’язок сплачувати податок на прибуток;

• юридичні особи, які обрали спрощену систему оподаткування.

Цей 1825-денний строк зберігання встановлено для всіх первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, крім тих, які стосуються трансфертного ціноутворення. Адже, як було сказано вище, для цих документів діє більш тривалий строк зберігання – 2555 днів;

1095 днів:

• для інших документів, які не згадані вище, тобто на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та пп. 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ);

• для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи ДПС, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 ПКУ).

Як бачимо, після змін, внесених у п. 44.3 ПКУ, строки зберігання більшості бухгалтерських документів були збільшені з 1095 днів до 1825 днів, тобто із 3-х до 5-ти років.

Звертаємо увагу! У ПКУ не виділено окремо строків для зберігання паперових документів і для зберігання електронних. Тому вважаємо, що наведені строки зберігання стосуються документів, складених як у паперовій, так і в електронній формі.

Також нагадаємо, що у ПКУ визначено мінімально можливі строки зберігання документів, тобто підприємство може встановити і більші строки, якщо вважає це доцільним.

Якщо ж документи пов’язані з предметом перевірки та проведенням процедури адміністративного чи судового оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення, то такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ПКУ (п. 44.4 ПКУ). Той факт, що період, якого стосуються документи, був перевірений органом ДПС, не дає права на їх знищення (припинення зберігання документів) до спливу наведених вище строків.

Далі в консультації НА ЯКІ ДОКУМЕНТИ ПОШИРЮЮТЬСЯ НОВІ СТРОКИ,

ЯК РАХУВАТИ СТРОК ЗБЕРІГАННЯ?

ПРИЗУПИНЕННЯ СТРОКІВ,

ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Олег Головко, консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування