Обмін оригіналами документів завжди був невід’ємною частиною процесу укладення господарських договорів. І якщо до війни це був просто додатковий головний біль бухгалтерії чи інших відповідальних осіб сільгосппідприємства, то в сьогоднішніх реаліях обмін оригіналами договорів може стати складним завданням. Зокрема, це стосується сільгосппідприємств з територій, де ведуться бойові дії, або не працюють поштові служби, або ускладнено процес логістики (складно доїхати до відділення пошти) тощо. Отже, проаналізуємо, як опанувати додатковий інструмент, який дозволить отримати оригінал договору в момент його підписання, відмовитись від поштових витрат і зекономити час.

Нотатка

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку.

Ч. 1 ст. 207 ЦКУ

Якщо сторони домовилися укласти договір за допомогою інформаційно-комунікаційних систем, він вважається укладеним у письмовій формі.

Абз. 2 ч. 2 ст. 639 ЦКУ

ДОГОВІР ТА ЕЛЕКТРОННИЙ ДОГОВІР: В ЧОМУ РІЗНИЦЯ

Договором є домовленість двох або більше сто[1]рін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків (ст. 652 Цивільного кодексу України, далі – ЦКУ).

Електронний договір – домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків та оформлена в електронній формі (п. 5 ч. 1 ст. 3 Закону України від 03.09.2015 р. № 675-VIII «Про електронну комерцію»).

Як бачимо з наведених визначень, електронний договір є різновидом договору і має єдину особливість – оформлення в електронній формі.

Тобто якщо для договору встановлена обов’язкова письмова форма, то можна сміливо укладати договір в електронній формі. Нагадаємо, правочини, які належить вчиняти у письмовій формі, визначено ст. 208 ЦКУ.

Вимоги до змісту електронного договору – ті ж самі, що і до договору на папері, тому в цій статті ми не будемо приділяти увагу цьому питанню.

ЕЛЕКТРОННИЙ ПІДПИС

Якщо свідченням погодження умов паперового договору є його підписання уповноваженими особами сторін, то це ж правило розповсюджується і на електронні договори, з тією лише особливістю, що підпис є електронним.

Електронний підпис – це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закону України від 05.10.2017 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги», далі – Закон № 2155).

Електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (ч. 4 ст. 18 Закону № 2155).

Якщо паперовий договір підписує директор (уповноважена особа), то, за аналогією, і електронний договір має бути підписаний електронним цифровим підписом директора (уповноваженої особи). Оскільки директор (уповноважена особа) підписує договір від імені юридичної особи, електронний підпис має бути оформлений саме як на посадову, а не фізичну особу.

Для оформлення електронного підпису посадова особа підприємства має звернутись до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (далі – КНЕДП).

КНЕДП – це юридична особа незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, фізична особа – підприємець, яка надає одну або більше електронних довірчих послуг, діяльність якої відповідає вимогам Закону № 2155 та відомості про яку внесені до Довірчого списку (ст. 1 Закону № 2155).

На сайті Центрального засвідчувального органу, яким є Міністерство цифрової трансформації України, можна:

➣ ознайомитись з Довірчим списком, в якому міститься інформація про КНЕДП разом з інформацією про кваліфіковані електронні довірчі послуги, які вони надають;

➣ перевірити електронний підпис або печатку для електронних документів;

➣ створити електронний підпис або печатку (за умови наявності чинного особистого ключа та сертифікатів, виданих кваліфікованим надавачем) тощо.

На сьогодні електронний підпис можна оформити, зокрема, у таких КНЕДП:

• Генеральний штаб Збройних Сил України;

• Інформаційно-довідковий департамент ДПС;

• Державне підприємство «ДІЯ»;

• Міністерство внутрішніх справ України;

• Акціонерне товариство «Державний ощад[1]ний банк України»;

• Акціонерне товариство комерційний банк «Приватбанк»;

• Філія «Головний інформаційно-обчислювальний центр» акціонерного товариства «Українська залізниця».

Зауважимо, що умови отримання електронного підпису у різних КНЕДП можуть різнитися, тому перелік необхідних документів та адреси представництв необхідно уточнювати на їхніх офіційних сайтах (докладніше про отримання електронного підпису див. «АгроPRO», 2021, № 3, с. 8, ред.).

Фізична особа – підприємець може згенерувати свій особистий електронний підпис, наприклад, через додаток Приват24.

ПІДПИСАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОГОВОРУ

Наведемо алгоритм укладання електронного договору.

КРОК ➊ Погодження змісту майбутнього договору із контрагентом в тому самому вигляді, як ви погоджували б для укладення паперового договору.

КРОК ➋ Договір роздрукувати, підписати у директора (уповноваженої особи), відсканувати і сканкопію направити контрагентові для підписання. І вже після отримання від контрагента сканкопії договору з двома підписами директорів накласти електронний підпис на такий договір.

Важливо! Вважаємо за доцільне підписувати електронним підписом саме сканований паперовий договір з «ручними» підписами сторін, а не просто документ в форматі WORD. Хоча законодавство не вимагає, аби на документах, які підписані електронним підписом, було відтворення «ручного» підпису. Тобто можна підписати електронним підписом Word-документ (без «ручних» підписів), і він вважатиметься підписаним (в такому разі крок 2 не потрібен, необхідно переходити до кроку 3).

Проте відсканований документ з «ручними» підписами сторін буде значно простіше «показувати» контролюючим органам та, за потреби, банку. Оригіналом договору в цьому випадку є не роздруківка документа, а сам електронний файл. Тому важливо забезпечити його надійне зберігання.

КРОК ➌ Накладання електронного підпису директор (уповноважена особа) може здійснити, наприклад, за допомогою сервісу підписання документів на Порталі Дія.

Для цього необхідно:

• аби договір був в форматі PDF (якщо підпис накладається на договір в форматі WORD, то його попередньо необхідно перевести в формат PDF (це можна зробити через спеціальні безкоштовні сервіси онлайн або просто через вбудовані налаштування в MSOfice: Файл/друк/принтер: Microsoft print to PDF/ Зберегти, або зберегти у цьому форматі при скануванні));

• зайти на Порталі Дія та авторизуватись;

• обрати файл в форматі PDF, який необхідно підписати, та натиснути «Підписати»;

• зберегти підписаний файл.

КРОК ➍ Згенерований документ з підписом відправити контрагентові електронною поштою.

КРОК ➎ Контрагент підпише файл, який вже містить ваш електронний підпис – таким чином документ буде підписаний двома електронними підписами. Новий файл контрагент збереже собі і відправить вам.

КРОК ➏ Отримавши від контрагента підписаний документ, необхідно перевірити дійсність електронного підпису підписанта.

Наприклад, якщо документ підписаний через Портал Дія, то перевірити справжність підпису можна за посиланням.

КРОК ➐ Зберігаєте відповідний файл в надійному місці. Якщо підписання документів таким чином ви візьмете за правило, то рекомендуємо призначити відповідальну особу за зберігання таких файлів чи навіть розробити Порядок роботи з електронними документами.

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОГОВІР ТА СУД

Може виникнути питання: чи можна використовувати електронний договір в суді якщо виникне спір? Однозначно – так, і судова практика це підтверджує.

Процесуальні кодекси містять низку норм, які регулюють саме ці питання.

Так, наприклад, ст. 96 Господарського процесуального кодексу України встановлено, що електронними доказами є інформація в електронній (цифровій) формі, яка містить дані про обставини, що мають значення для справи, зокрема, електро[1]нні документи. Такі дані можуть зберігатися, зокрема, на портативних пристроях (картах пам’яті, мобільних телефонах тощо), серверах, системах резервного копіювання, інших місцях збереження даних в електронній формі (в тому числі в мережі Інтернет).

Електронні докази подаються в оригіналі або в електронній копії, засвідченій електронним підписом. Учасники справи мають право подавати електронні докази в паперових копіях, посвідчених в порядку, передбаченому законом. Паперова копія електронного доказу не вважається письмовим доказом.

Учасник справи, який подає копію електронного доказу, повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу електронного доказу. Якщо подано копію (паперову копію) електронного доказу, суд за клопотанням учасника справи або з власної ініціативи може витребувати у відповідної особи оригінал електронного доказу.

Якщо оригінал електронного доказу не поданий, а учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність поданої копії (паперової копії) оригіналу, такий доказ не береться судом до уваги.

Отже, такі договори також є доказами під час судових розглядів спорів.

Аналогічні норми містять ст. 100 Цивільного процесуального кодексу України та ст. 99 Кодексу адміністративного судочинства України.

Усі вищенаведені рекомендації та алгоритми можна використовувати не лише щодо договорів, а й щодо додаткових угод, додатків до договорів, актів звіряння розрахунків, специфікацій, актів приймання-передачі послуг тощо.

Виснуючи, можна сказати, що цей інструмент видається складним лише на перший погляд, а в підсумку економить масу часу, грошей, і навіть дбає про навколишнє середовище (бо кількість паперу, що використовується для документообігу, значно зменшується).

Дар’я Тарасенко, адвокатка