Мінфін наказом від 28.12.2022 р. № 467 затвердив зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88). Зміни діють з 09.03.2023 р.

Мета змін – привести норми Положення № 88 у відповідність до Закону від 19.07.2022 р. № 2435-IX «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»» (огляд цього закону див. в «АгроPRO», 2022, № 15, с. 4).

У п. 1.2 Положення № 88 тепер прописано терміни:

• первинні документи – це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції;

• регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) – це носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.

Інші терміни у цьому Положенні використовуються у значеннях, визначених Законом від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», НП(С)БО та МСФЗ.

Усі первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись виключно українською мовою. Норму про те, що поряд з українською мовою може застосовуватись інша мова у порядку, визначеному Законом України від 03.07.2012 р. № 5029-VI «Про засади державної мовної політики» (цей закон втратив чинність), виключено з Положення № 88 (п. 1.4).

Пункт 2.2 Положення № 88 доповнено такими нормами:

➤ первинні документи, створені в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, відображаються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг;

➤ у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане власним коштом виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

➤ копії первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їхніх повноважень, передбачених законами. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються у порядку, встановленому законодавством;

➤ вилучення оригіналів первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку забороняється, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Відповідно до оновленого п. 2.9 Положення № 88 записи у первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, створених у паперовій формі, повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок.

А записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Главу 4 «Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах» Положення № 88 викладено в новій редакції. В ній тепер прописано, зокрема, порядок виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, а саме:

• такі помилки виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень;

• спосіб сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми;

• під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, дата виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка склала виправлений електронний документ.

Виправлення мають вноситися до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлено помилки.

Олена Жураківська, редактор